Kurzanleitung für Spreed.com
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Spreed dient zur Kommunikation. Man kann über dieses Programm Konferenzen abhalten, chatten, Dateien hochladen und für alle Konferenzteilnehmer sichtbar machen.
Der Text zur Erklärung ist dem Handbuch entnommen, das noch weitere Erklärungen beinhaltet und alle Schritte sind mit Screenshots visualisiert. Es kann als PDF heruntergeladen werden:
http://spreed.com/help/manual/spreed_handbuch.pdf
| Technische Voraussetzungen |
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informations techniques |
| Konferenztypen |
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types de conférence |
| Anlegen einer Konferenz |
- |
préparation d'une conférence |
| Die Konferenz |
- |
la conférence |
Technische Voraussetzungen:
Für die Teilnahme an spreed.com Online-Meetings und die Veranstaltung eigener Online-Meetings benötigen Sie einen Computer mit Internet-Zugang und einen installierten Internetbrowser mit aktuellem Flash-Plugin.
Um spreed.com nutzen zu können, benötigen Sie ein gültiges Benutzerkonto. Das Anlegen eines Benutzerkontos ist denkbar einfach. Wir benötigen von Ihnen dazu nur Ihren Namen und eine gültige E-Mail Adresse. Gehen Sie dazu auf der spreed.com über jetzt anmelden zum Anmeldeformular.
Wenn alle Felder korrekt ausgefüllt sind, können Sie das Formular abschicken. Sie sollten jetzt eine Email erhalten haben, mit der Sie den Registrierungsprozess abschließen können.
Klicken Sie auf den Link in der erhaltenen Email, um das Passwort für Ihr Benutzerkonto zu setzen. Wählen Sie ein Passwort aus mindestens 5 Zeichen.
Unabhängig vom ausgewählten Konferenztyp stehen in allen Online-Meetings folgende Funktionen zur Verfügung:
Konferenztypen
Um die unterschiedlichen Anforderungen an ein Online-Meeting abdecken zu können, bietet spreed.com verschiedene Konferenz-Typen an. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Konferenz-Typen liegen vor allem in der Art des Zugangs zur Konferenz und in der Übertragung der Audio- und Videodaten der Teilnehmer.
1. Konferenz
Eine Konferenz ist ideal für ein Online-Meeting mit einem geschlossenen, überschaubaren Teilnehmerkreis. Die Konferenz ist passwortgeschützt und kann vom Teilnehmer nur betreten werden, wenn dieser vom Konferenz-Moderator explizit zur Konferenz eingeladen wurde. In der laufenden Konferenz können sowohl der Moderator als auch die Teilnehmer ihre Audio- und Videodaten übertragen.
2. Schulung
Mit dem Konferenztyp Schulung lassen sich Szenarios ähnlich einer Schulung bzw. eines Seminars abbilden. Zu diesem Zweck ist die Audio-und Video-Übertragung von Seiten der Teilnehmer eingeschränkt. Alle Schulungs-Teilnehmer (Schüler) können die Video-und Audioübertragung des Moderators (Seminarleiters) empfangen, während die Audio-und Videodaten der Teilnehmer nur vom Moderator empfangen werden können.
3. Instant-Meeting
Mit einem Instant-Meeting können Sie eine größere Zielgruppe erreichen. Im Gegensatz zur normalen Konferenz kann ein Instant-Meeting auch ohne explizite Einladung durch einen Teilnehmer betreten werden. Notwendig für das Betreten des Instant-Meetings ist lediglich die Kenntnis der Meeting-ID und die Angabe eines Namens. In einem Instant-Meeting werden nur die Audio- und Videodaten des Moderators übertragen.
4. Broadcast
Ein Broadcast ist vergleichbar mit einem „anonymisierten“ Instant-Meeting und ist ideal für die Übertragung eines Meetings an möglichst viele Teilnehmer. Die Teilnehmer gelangen vollkommen anonym in die Konferenz. Die Teilnehmer sind lediglich „Zuschauer“ in der Konferenz, da nur die Video- und Audiodaten des Moderators übertragen werden. Zum Betreten des Broadcast-Meetings ist nur die Angabe der Meeting-ID notwendig.
Anlegen einer Konferenz
Melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort bei spreed.com an. Nach erfolgreicher Anmeldung werden Sie automatisch zur Konferenzverwaltung weitergeleitet. Hier können Sie Konferenzen anlegen und bearbeiten. Wenn Sie noch keine Konferenz angelegt haben, erhalten Sie sofort das Formular zum Anlegen einer neuen Konferenz. Als Nutzer des „spreed free“-Pakets können Sie maximal eine Konferenz mit 2 weiteren Teilnehmern anlegen, wobei die Konferenzdauer auf maximal 1h 30 min beschränkt ist.
Der Dialog zum Anlegen einer Konferenz ist auf mehrere Seiten verteilt. Über die grünen Pfeile im unteren Bereich können Sie zwischen den Seiten hin- und her navigieren und so Ihre Angaben jederzeit überprüfen und ändern. Alternativ können Sie durch das Anklicken der Labels zwischen den beiden Pfeilen direkt zu einem Bereich springen.
Machen Sie zunächst grundlegende Angaben, wie den Namen der Konferenz sowie Start und Dauer der Konferenz. Geben Sie einen möglichst aussagekräftigen Titel und eine entsprechende Beschreibung ein, um das Thema der Konferenz genauer zu spezifizieren. Geben Sie bei Start an, wann die Konferenz beginnen soll. Geben Sie bei Dauer an, wie lange Ihre Konferenz dauern soll. Aktivieren Sie Lobby, wenn Sie möchten, dass alle Ihre Teilnehmer zunächst in der Lobby, einem vorgeschalteten „Warteraum“, warten müssen, bis Sie die Teilnehmer in die gestartete Konferenz holen. Bei deaktivierter Lobby werden alle Teilnehmer ohne das Zutun des Moderators sofort in die Konferenz geleitet, sobald diese gestartet ist.
Klicken Sie auf weiter, um im nächsten Screen die Konferenz-Teilnehmer anzugeben. Sie selbst werden immer automatisch als Moderator zur Konferenz hinzugefügt. Das Häkchen bei „M“ kennzeichnet, dass Sie der Konferenz-Moderator sind.
Um die Teilnehmer zur Konferenz einzuladen, haben Sie die Möglichkeit, Teilnehmer
entweder direkt oder aus dem Adressbuch hinzuzufügen.
Bearbeiten der Einladungs-E-Mail
Die E-Mail, die als Einladung an die Konferenzteilnehmer verschickt wird, kann von Ihnen über den integrierten E-Mail Editor bearbeitet werden. Der Standard-Text enthält bereits alle wichtigen Informationen, um eine Konferenz betreten zu können. Der Standardtext ist in verschiedenen Sprachen hinterlegt. Sprachen, für die noch kein Standardtext existiert, werden mit dem englischen Standardtext dargestellt. Zum Umstellen der Sprache wählen Sie die gewünschte Sprache aus dem Dropdown-Menü Ausgewählter Standardtext aus.
Hochladen von Dateien
Im Bereich „Uploads“ haben Sie die Möglichkeit, Dateien und Präsentationen, auf die Sie innerhalb der Konferenz zugreifen möchten, von Ihrem Computer in die Konferenz hochzuladen. Nutzen Sie dazu die beiden Formulare. Wenn Sie eine Präsentation hochladen möchten, achten Sie bitte darauf, dass nur Dateien der angegeben Dateitypen hochgeladen werden können. Sobald Sie eine Präsentation hochgeladen haben, wird diese von spreed.com automatisch im Hintergrund konvertiert und für den Präsentationsmodus der Konferenz optimiert.
Abschließen der Konferenz-Erstellung
Klicken Sie auf weiter, um die Konferenz-Erstellung abzuschließen. Sie sehen jetzt noch einmal die wichtigsten Konferenz-Daten im Überblick. Überprüfen Sie noch einmal alle Angaben und gehen Sie gegebenenfalls zu einem der Dialoge zurück, um Anpassungen vorzunehmen.
Die Konferenz
Öffnen Sie die Konferenz über den Konferenz betreten - Link. Daraufhin wird in einem neuen Fenster die Konferenz-Ansicht geöffnet. Die Konferenz-Oberfläche ist in mehrere Bereiche unterteilt. Die einzelnen Funktionen sind auf unterschiedlichen Panels angeordnet.
File-Sharing
Über den File-Sharing-Bereich können Moderator und Konferenz-Teilnehmer auf hochgeladene Dateien zugreifen und gegebenenfalls weitere Dateien hochladen.
Aktivieren der Audio- und Videoübertragung
Wenn Sie eine Webcam und ein Mikrofon an Ihren PC angeschlossen haben, können Sie die Video- und Audio-Übertragung aktivieren. Bestätigen Sie die Zugriffsabfrage des Flash-Plugins mit Zulassen.
Hauptfenster
Die Darstellung der eigentlichen Konferenz-Inhalte findet im Hauptfenster statt. Je nach aktiviertem Modus kann dies der Chat, der Präsentations-Modus oder der Screen-Sharing- Modus sein.
Chat
Alle Teilnehmer können in der Konferenz über den Chat kommunizieren, sodass auch ohne Nutzung der Video- und Audio-Übertragung eine interaktive Kommunikation jederzeit sichergestellt ist. Jeder Konferenzteilnehmer wird automatisch über seinen Benutzernamen und eine persönlich wählbare Farbe im Chat identifiziert, wodurch die Übersicht auch bei einer Vielzahl von Teilnehmern jederzeit gewährleistet ist. Über die Chatfunktion wird beispielsweise eine Frage und Antwort Sitzung komfortabler und die geordnete Beantwortung der Fragen mehrerer Teilnehmer übersichtlicher.
Präsentationen
Sie können Office- und PDF-Dokumente (Powerpoint, Excel, Word, OpenOffice) sowie Bilder in einer Konferenz importieren und interaktiv präsentieren. Die Teilnehmer sehen dabei je nach Einstellung immer die Folie, die Sie aktuell zeigen oder können in Ihrem Vortrag selbst navigieren - selbstverständlich nur über die Folien, die Sie bereits in der Präsentation gezeigt und somit freigegeben haben.
Visualisierung des Mauszeigers
Über den Zeiger-Button können Sie Ihren Mauszeiger für die anderen Teilnehmer sichtbar machen. Der Mauszeiger wird nur dann angezeigt, wenn Sie sich innerhalb des Präsentationsbereichs bewegen. Die Aktivierung des Mauszeigers steht allen Konferenzteilnehmern zur Verfügung.
Screen-Sharing
Bei aktiviertem Screen-Sharing Modus kann der Moderator seinen Bildschirminhalt oder beliebige lokale Anwendungen wie z.B. Microsoft Powerpoint, Microsoft Excel oder AutoCAD mit den Teilnehmern des Meetings teilen. Klicken Sie auf Screensharing, um in den Screen-Sharing-Modus zu wechseln. Wenn Sie die Screen-Sharing-Funktionalität zum ersten Mal verwenden, erhalten Sie den Hinweis, dass der Screen-Sharing-Client noch nicht gestartet wurde. Benutzen sie in diesem Fall den Download-Button, um die aktuellste Version des spreed.com Screen-Sharing- Clients herunterzuladen. Speichern Sie die Datei spreed.exe (für Windows) auf Ihrem Computer, zum Beispiel Ihrem Desktop.
Freigeben von Fenstern
Um nun ein Fenster für das Screen-Sharing freizugeben, klicken Sie auf das Programm-Icon des Fensters, welches Sie freigeben möchten. Wählen Sie aus dem Kontext-Menü Dieses Fenster freigeben. Sobald das Screen-Sharing aktiviert ist, wird das spreed.com Tray-Icon mit schwarzem Hintergrund dargestellt. Der Inhalt des Fensters wird nun an alle Konferenzteilnehmer übertragen. Der Moderator selbst sieht innerhalb der Konferenz nicht die übertragenen Daten, sondern nur einen Hinweis auf das aktivierte Screen-Sharing. Über das Kontext-Menü des Tray-Icons können Sie die Vorschaufunktion aktivieren. Damit behalten Sie immer im Überblick, welcher Bereich Ihres Bildschirms gerade an die Konferenzteilnehmer übertragen wird.
Anpassung der Darstellung
Als Konferenz-Teilnehmer hat man verschiedene Möglichkeiten, die Darstellung des übertragenen Bildes zu kontrollieren. Initial wird der übertragene Inhalt in die aktuelle Größe des Browserfensters „eingepasst“. Diese Ansicht eignet sich, um einen Überblick über das freigegebene Fenster zu erhalten. Durch Deaktivieren der Option Inhalt einpassen wird das Fenster in der Originalgröße angezeigt. Ist die Option Mausbewegung verfolgen aktiviert, folgt die Darstellung automatisch der Mausbewegung des Moderators. Wenn man sich unabhängig von der Mausbewegung des Moderators im freigegebenen Fenster bewegen möchte, wählt man stattdessen die Option Sichtbaren Bereich verschieben. Man kann nun über die Scrollbalken und auch über direktes Klicken und Ziehen der Maus den sichtbaren Bereich verschieben.
Remote Control
Über die Remote Control-Funktion können Sie als Konferenzmoderator den Computer anderer Teilnehmer "fernsteuern". Voraussetzung dafür ist, dass der Teilnehmer, auf dessen Computer Sie zugreifen möchten, die Spreed Client-Software (spreed.exe für Windows) gestartet hat. Sie selbst müssen den Spreed Client nicht starten um den Bildschirm eines Konferenz- Teilnehmers fernsteuern zu können.
Bildschirmkontrolle starten
Klicken Sie zunächst auf RemoteControl, um zum Remote Control-Modus zu wechseln. Wählen Sie nun über die Buddyliste den Teilnehmer aus, dessen Bildschirm Sie fernsteuern möchten. Wählen Sie Bildschirmkontrolle anfordern. Es wird nun eine Anfrage an den Teilnehmer gesendet, ob dieser die Kontrolle seines Bildschirms durch Sie zulassen möchte. Bis dahin haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anfrage zurückzuziehen. Klicken Sie dazu auf Abbrechen. Sie können den Bildschirm eines Teilnehmers erst dann kontrollieren, wenn dieser Ihrer Anfrage zugestimmt hat. Lehnt er Ihre Anfrage ab, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Wenn der Teilnehmer Ihrer Anfrage zustimmt, erhalten Sie Zugriff auf den gesamten Bildschirm des Teilnehmers.
Anpassung der Darstellung
Die Art, wie der übertragene Bildschirm bei Ihnen dargestellt wird, kann von Ihnen angepasst werden. Initial wird der übertragene Inhalt in die aktuelle Größe des Browserfensters „eingepasst“. Diese Ansicht eignet sich, um einen Überblick über den freigegebenen Bildschirm zu erhalten. Deaktivieren Sie die Option Inhalt einpassen, um den übertragenen Bildschirm in der Originalgröße angezeigt zu bekommen. Die angezeigten Elemente sind so besser lesbar.
Steuern des freigegebenen Bildschirms
Die Steuerung des freigegebenen Bildschirms erfolgt direkt innerhalb des übertragenen Bildes. Nutzen Sie wie gewohnt Ihre Maus und Tastatur, um Aktionen und Eingaben auf dem entfernten Rechner durchzuführen.
Freigeben des eigenen Bildschirms zur Bildschirmkontrolle
Wenn Sie selbst als Teilnehmer einer Konferenz Ihren Bildschirm für die Kontrolle durch einen Konferenzmoderator freigeben möchten, müssen Sie zunächst die Spreed Client- Software (spreed.exe für Windows) starten. Derzeit können Sie nur unter Windows 2000/XP Ihren Bildschirm freigeben. Sobald ein Konferenz-Moderator die Kontrolle Ihres Bildschirms anfragt, werden Sie über eine Dialogbox gefragt, ob Sie dies zulassen wollen. Klicken Sie Ja, um die Bildschirmkontrolle freizugeben. Ihr Bildschirm ist nun zur Fernsteuerung freigegeben. Erkennbar ist dies auch am schwarz hinterlegten spreed client in der Taskleiste. Sie können die Bildschirmkontrolle jederzeit beenden. Klicken Sie dazu entweder in der Konferenz-Oberfläche auf Beenden oder wählen Sie über das Kontext-Menü des spreed Clients Bildschirmkontrolle beenden.
